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Digitale Archivierung und Dokumenten-Management (DMS)

büroarchiv-Server

büroarchiv ist eine branchenunabhängige Lösung für digitale Archivierung und Dokumenten-Management, mit der Sie eingescannte Dokumente, eine Vielzahl an Dateiformaten (u.a. DOC[X], XLS[X], PPT[X], CSV, RTF, PDF, TIF, PNG, JPG, GIF, BMP) sowie E-Mails schnell, einfach und sicher archivieren können.

 

Die an den Archiv-Server übergebenen Dokumente werden von der eingebauten Software automatisch in das für eine Langzeit-Archivierung geeignete PDF/A-Format konvertiert und auf Wunsch vollautomatisch archiviert.

 

Mit dem optionalen Sachbearbeitungsmodul können die in das System übernommenen Dokumente mit zusätzlichen Informationen, Stempeln und Haftnotizen versehen und an andere Benutzer/Abteilungen zur Bearbeitung weitergeleitet werden.

 

Ein ausgeklügeltes Benutzer- und Rechtemanagement beschränkt dabei den Zugriff auf diejenigen Daten, die Sie für den jeweiligen Nutzer in den Einstellungen als notwendig und ausreichend vorgesehen haben.

 

Die Möglichkeit, Wiedervorlage-Termine festzulegen, schafft neben einer frei konfigurierbaren Ablagestruktur für die nötige Ordnung und Übersicht. Eine Internetverbindung vorausgesetzt, können archivierte Dokumente per E-Mail direkt aus büroarchiv versendet werden.

 

Eine leistungsfähige und dennoch einfach zu bedienende Volltextsuche ermöglicht den schnellen Zugriff auf alle Ihre digitalen Dokumente und den hierzu gespeicherten Meta- und Bearbeitungsdaten.

 

Im Mobil-Zeitalter stehen Ihnen die Informationen selbstverständlich auch von unterwegs (mit einem Notebook, Tablet oder Smartphone) zur Verfügung*.

 

Sie haben die Wahl zwischen einem mitgelieferten Kompaktsystem (Archivserver mit Software, siehe Bild oben), einem für Serverschränke geeigneten 19 Zoll-Rack oder einer virtuellen Lösung, mit der büroarchiv auch in eine Cloud* integriert werden kann.

 

* unter best. Voraussetzungen

Profitieren Sie von den folgenden Vorteilen:

Zeitersparnis

 

Zeitersparnis:

Ihre Dokumente finden, bearbeiten und leiten Sie binnen Sekunden weiter.

Kostenersparnis

 

Kostenersparnis:

Archivräume, Regale, Ordner, Register und Papier benötigen Sie zum Archivieren Ihrer Dokumente nicht mehr.

Sicherheitsgewinn

 

Sicherheitsgewinn:

Ihre Dokumente sind vor höherer Gewalt (z.B. einem Brand), menschlichen Fehlhandlungen und Diebstahl weitgehend geschützt.

Rechtssicherheit

 

Rechtssicherheit:

Sie archivieren Ihre E-Mails rechts- und revisionssicher in digitaler Form.

Umweltschutz

 

Umweltschutz:

Durch den geringeren Papierverbrauch schonen Sie Ressourcen und schützen damit unsere Umwelt.

büroarchiv ist revisionssicher

Anfang 2011 wurde büroarchiv 2.1 einer Prüfung durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Audit GmbH Karlsruhe Stuttgart unterzogen. Seit 15.02.2011 ist büroarchiv auf der Grundlage von

  • GDPdU
  • AO
  • GoBS
  • BDSG
  • IDW RS FAIT 1
  • IDW RS FAIT 3
  • IDW PS 330
  • IDW PS 880

zertifiziert. Somit wurde die Revisionssicherheit von büroarchiv bestätigt.

 

 

Hier ein Auszug aus dem Prüfungsbericht der Audit GmbH:

 

"Das von uns geprüfte Archivsystem büroarchiv 2.1 mit den im Prüfungsumfang beschriebenen Funktionen und Komponenten stellen die ordnungsmäßige Transformation der aufbewahrungspflichtigen Informationen sicher. Sie ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechende Erfassung, Indexierung, Ablage, Abfrage und Wiedergabe von elektronischen Dokumenten. Die festgelegten Systemeinstellungen gewährleisten die sichere, dauerhafte und revisionsfähige Archivierung von Dokumenten entsprechend den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie."

Audit WPG